Nella maggior parte delle aziende il registro dei rilievi vive in un foglio di calcolo, ed è una scelta ragionevole se il foglio è costruito con criterio. La prima regola è che ogni riga rappresenta un rilievo e ogni colonna un'informazione, con un'unica riga di intestazione. Le celle unite, i titoli ripetuti a metà tabella, le righe vuote di separazione e i colori usati al posto di un campo di stato rendono impossibile filtrare, ordinare e contare.
La seconda regola riguarda la convalida dei dati. Per area, categoria di pericolo, priorità, stato e responsabile si usano elenchi a tendina alimentati da un foglio di anagrafica, così che ogni valore sia scritto sempre allo stesso modo. Le date vanno inserite come date vere e non come testo, altrimenti i calcoli di scadenza non funzionano. Le colonne calcolate, come giorni di ritardo o scadenza superata, si ottengono con formule semplici e si possono evidenziare con la formattazione condizionale.
La terza regola riguarda la condivisione. Se più persone modificano lo stesso file, conviene usare un ambiente condiviso con cronologia delle versioni piuttosto che inviare copie per posta, che generano rapidamente versioni divergenti. Le tabelle pivot permettono poi di ottenere in pochi clic i conteggi per area, categoria e mese. Un foglio costruito così può reggere senza problemi diverse migliaia di righe e diventa la base per tutti i report periodici, senza dover ricopiare dati a mano ogni volta.