I verbali delle esercitazioni sono documenti che devono essere reperibili per anni. Servono agli organi di vigilanza, al RSPP che aggiorna il piano, al consulente che verifica la conformità, al medico competente in alcuni casi, ai Vigili del Fuoco in sede di controllo delle attività soggette. Per queste ultime le esercitazioni rientrano tra le attività di formazione e addestramento che, secondo l'art. 6 del DPR 151 del 2011, devono essere annotate nel registro dei controlli.
Un sistema di archiviazione efficace prevede una cartella per sede e per anno, con una denominazione dei file uniforme che comprenda data e tipo di prova. Ogni verbale deve essere firmato e, se digitale, conservato in un formato non modificabile, accompagnato dagli allegati scansionati. Un indice riassuntivo, anche un semplice foglio di calcolo con data, tipo, numero di evacuati, tempi principali e stato delle azioni, permette di rispondere in pochi secondi a domande come «quante prove avete fatto negli ultimi tre anni nel magazzino B?».
Un errore frequente è conservare solo l'ultima esercitazione o solo la versione definitiva del piano, eliminando le precedenti. Lo storico ha invece un valore duplice: dimostra la continuità dell'impegno e permette di analizzare il trend dei tempi e delle criticità. In caso di infortunio grave o di incendio reale, la capacità di documentare che le prove venivano svolte regolarmente e che le criticità venivano affrontate è uno degli elementi che l'autorità giudiziaria valuta per ricostruire l'organizzazione della sicurezza.