Ogni estintore deve avere un numero univoco che lo identifica nel registro, nei rapporti del manutentore e sulla planimetria. La numerazione andrebbe legata alla posizione e non all'apparecchio: se l'estintore numero 15, collocato accanto all'uscita del reparto saldatura, viene sostituito, il nuovo estintore prende il numero 15. In questo modo il registro descrive la dotazione dei luoghi e le planimetrie non vanno ridisegnate a ogni sostituzione. Il numero di matricola del costruttore resta comunque annotato per la tracciabilità.
Il cartellino di manutenzione riporta i dati della ditta, le date degli interventi con le firme e il tipo di intervento. Un cartellino illeggibile, strappato o compilato a penna in modo indecifrabile equivale di fatto a un estintore senza manutenzione documentata. Durante la sorveglianza l'ASPP controlla che la data dell'ultimo controllo periodico non superi i sei mesi.
Il posizionamento segue i criteri della regola tecnica applicabile o del Codice di prevenzione incendi, ma alcuni principi pratici valgono ovunque: estintori distribuiti in modo uniforme, preferibilmente lungo le vie di esodo e vicino alle uscite, in posizione ben visibile e segnalata con il cartello rosso UNI EN ISO 7010, fissati a parete o su supporti stabili. L'agente estinguente deve essere adatto ai fuochi presenti: estintori a CO2 vicino ai quadri elettrici, estintori per fuochi di classe F nelle cucine aziendali. Un errore diffuso è collocare l'estintore proprio accanto alla sorgente del rischio, dove in caso di incendio diventa irraggiungibile.