L'addestramento va documentato. Il comma 5 dell'articolo 37, così come modificato nel 2021, prevede che gli interventi di addestramento siano tracciati in apposito registro anche informatizzato. Al di là dell'obbligo, una buona registrazione permette di sapere in ogni momento chi è autorizzato a fare cosa, informazione preziosa quando un preposto deve assegnare una postazione o sostituire un assente.
La scheda di addestramento contiene almeno i dati del lavoratore, l'attrezzatura o la procedura oggetto dell'addestramento con eventuale codice interno, il nome della persona esperta che lo ha condotto, le date e la durata, i contenuti trattati con riferimento all'istruzione operativa, l'esito della prova pratica, la firma dell'addestratore e del lavoratore, e la data prevista per un eventuale richiamo. Se l'esito non è positivo si annota cosa manca e si fissa un nuovo affiancamento.
Una matrice delle competenze, con i lavoratori in riga e le attrezzature o postazioni in colonna, riassume tutte le schede in una sola vista. Con colori semplici, per esempio autorizzato, in addestramento, non autorizzato, il preposto vede subito chi può usare la sezionatrice o il carroponte. L'ASPP la mantiene aggiornata e la incrocia con lo scadenzario dei corsi abilitanti: se un carrellista ha l'abilitazione scaduta, la matrice deve riflettere subito il cambio di stato, e il preposto deve esserne informato prima del turno successivo. La scheda va conservata insieme al fascicolo formativo del lavoratore.