La riunione periodica dell'art. 35, obbligatoria nelle aziende e unità produttive con più di quindici lavoratori, è il momento in cui il sistema di indicatori diventa un atto formale. Il datore di lavoro vi sottopone l'andamento degli infortuni, delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria; il verbale resta agli atti e viene spesso acquisito in caso di indagine. Presentare dati strutturati, con trend e azioni, dimostra una gestione consapevole; presentare un elenco di eventi senza analisi dimostra il contrario.
Una struttura efficace del rapporto per la riunione prevede: sintesi di una pagina con i messaggi chiave; indicatori di risultato su base pluriennale; indicatori di processo con stato rispetto agli obiettivi; eventi significativi dell'anno con cause e azioni; relazione del medico competente con i dati aggregati; programma di miglioramento per l'anno successivo collegato al DVR. Il RLS deve ricevere il materiale con anticipo sufficiente per esaminarlo.
Con il vertice il linguaggio cambia. Un amministratore delegato ragiona per rischi, costi e priorità: il messaggio va costruito su pochi dati, sulle conseguenze economiche e legali e su richieste precise. Invece di «gli infortuni sono aumentati», meglio «tre dei cinque eventi dell'anno sono legati alla movimentazione in area spedizioni; proponiamo un investimento di separazione dei percorsi con questo costo, questo ritorno atteso e questi tempi». Una richiesta formulata così ottiene una decisione, una lamentela generica ottiene al massimo un rinvio.