La formazione iniziale non basta se in reparto la comunicazione quotidiana resta difficile. Un primo strumento è la comunicazione visiva: procedure illustrate con fotografie della macchina reale e sequenze numerate, segnaletica conforme alla UNI EN ISO 7010, colori e simboli coerenti in tutto lo stabilimento, cartelli con pittogrammi accompagnati da poche parole in più lingue. Un'istruzione per il blocco energetico di una pressa con sei foto e sei lucchetti disegnati è compresa da tutti, compresi i madrelingua e chi ha difficoltà di lettura.
Un secondo strumento è il sistema del compagno: affiancare il nuovo assunto a un collega esperto che parli la sua lingua, quando possibile, o comunque a un tutor formato per comunicare in modo semplice. Un terzo è la verifica attiva della comprensione: al posto della domanda hai capito, alla quale la risposta è quasi sempre sì, si chiede al lavoratore di mostrare l'operazione o di ripeterla.
Ci sono poi strumenti organizzativi: un glossario di reparto con i termini essenziali in italiano e nelle lingue presenti, briefing di inizio turno brevi e con dimostrazioni, segnali d'emergenza acustici e luminosi riconoscibili senza bisogno di parole. In una ditta di pulizie industriali con personale di sei nazionalità, ad esempio, schede prodotto semplificate con il pittogramma CLP, il DPI da usare e il gesto di diluizione illustrato hanno ridotto gli errori di miscelazione più di qualsiasi corso frontale.