Il requisito 5.4 è una delle novità più rilevanti della ISO 45001 rispetto alla OHSAS. L'organizzazione deve stabilire processi per la consultazione e la partecipazione dei lavoratori a tutti i livelli e funzioni, e, dove esistano, dei loro rappresentanti. Deve fornire tempo, formazione e risorse necessarie, garantire accesso tempestivo a informazioni chiare e comprensibili, e individuare e rimuovere gli ostacoli alla partecipazione, come barriere linguistiche, timore di ritorsioni o orari incompatibili.
La norma elenca separatamente i temi su cui i lavoratori senza ruoli dirigenziali vanno consultati, tra cui la politica, i ruoli, le prescrizioni legali, gli obiettivi, i controlli sugli appalti e le esternalizzazioni, cosa monitorare e il programma di audit, e i temi in cui devono partecipare attivamente: identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi, azioni per eliminarli, fabbisogni formativi, misure di controllo, indagine sugli incidenti e sulle non conformità.
Il D.Lgs. 81/08 prevede già la consultazione dell'RLS all'art. 50 e la riunione periodica all'art. 35, ma la norma tecnica va oltre la rappresentanza: chiede di coinvolgere direttamente chi svolge il lavoro. In un'azienda di produzione di serramenti, per esempio, il gruppo che rivede le istruzioni operative della pressa piegatrice può includere due operatori esperti, il preposto e il manutentore. Le istruzioni che ne escono sono più realistiche, vengono rispettate di più e fanno emergere scorciatoie operative che dall'ufficio nessuno avrebbe notato.