L'organizzazione deve determinare e avere accesso alle prescrizioni legali aggiornate e alle altre prescrizioni applicabili ai propri pericoli, ai rischi e al sistema, stabilire come si applicano e come comunicarle, e tenerne conto nel funzionamento del sistema. Le altre prescrizioni comprendono requisiti contrattuali dei clienti, accordi con le parti sociali, regolamenti di stabilimento del committente, norme tecniche che l'azienda ha deciso di adottare, linee guida volontarie sottoscritte.
Lo strumento abituale è il registro o scadenzario delle prescrizioni, organizzato per tema: luoghi di lavoro, attrezzature, impianti elettrici e messa a terra, prevenzione incendi, agenti chimici e fisici, sorveglianza sanitaria, formazione, appalti. Per ogni prescrizione si indica il riferimento, l'adempimento concreto che ne deriva, la periodicità, il responsabile e l'evidenza documentale. Le verifiche periodiche delle attrezzature dell'Allegato VII, le verifiche degli impianti di messa a terra secondo il DPR 462/01, le attestazioni di rinnovo periodico di conformità antincendio previste dal DPR 151/2011 e gli aggiornamenti formativi previsti dall'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 sono voci tipiche.
Il punto debole è l'aggiornamento. Una fonte affidabile di monitoraggio normativo, come banche dati professionali, newsletter delle associazioni di categoria, va indicata nella procedura insieme alla frequenza di controllo. Un registro fermo all'anno della certificazione, che non riporta per esempio le modifiche introdotte dal DL 19/2024 sugli appalti e sui cantieri, è una non conformità evidente.