I casi più efficaci sono quelli tratti dalla realtà dell'azienda o del settore, opportunamente rielaborati. La costruzione segue alcuni passaggi. Si sceglie un evento significativo, un infortunio o un quasi incidente, con cause molteplici e un contenuto didattico chiaro. Si raccolgono i fatti dalle fonti disponibili: rapporto di analisi, testimonianze, foto, documenti operativi. Si anonimizza tutto, rimuovendo nomi, date precise e dettagli che permettano di riconoscere le persone, per rispetto e per evitare che la discussione diventi una ricerca del colpevole.
Si scrive poi il testo del caso in forma narrativa, in una o due pagine, presentando la situazione dal punto di vista di chi l'ha vissuta e fermando il racconto prima dell'esito, nel momento della decisione. Si preparano domande guida che portino i partecipanti a esaminare le cause tecniche, organizzative e comportamentali. Si predispone una nota per il docente con l'analisi completa e i collegamenti normativi.
Un esempio da un'azienda di logistica: un magazziniere esperto, durante il turno notturno con personale ridotto, sale sulle forche del carrello per prelevare un collo dal terzo livello, perché la piattaforma porta persone è in manutenzione. Il racconto si ferma quando il collega carrellista accetta di sollevarlo. Le domande riguardano perché la scelta sembra ragionevole a chi la compie, quali condizioni organizzative l'hanno resa possibile e quali alternative esistevano. Il caso funziona perché ognuno in aula ha vissuto situazioni simili.