Un audit improvvisato produce osservazioni casuali. La preparazione inizia con la definizione di obiettivi, campo e criteri. I criteri sono il riferimento rispetto al quale si confrontano le evidenze: articoli di legge, requisiti della ISO 45001, procedure aziendali, prescrizioni dell'organo di vigilanza, standard di gruppo. Senza criteri chiari, i rilievi diventano opinioni.
Segue il riesame preliminare della documentazione: procedure, registri, verbali di audit precedenti, dati su infortuni e quasi infortuni dell'area, azioni correttive aperte. Questa analisi orienta l'audit verso i punti deboli. Se i registri mostrano che le verifiche dei carroponti sono state eseguite sempre in ritardo, sarà quello un tema da approfondire sul campo.
Il piano di audit indica date, orari, aree, persone da incontrare e argomenti; va inviato in anticipo ai responsabili, così che le persone necessarie siano disponibili. Un audit a sorpresa può avere senso per alcune verifiche sul campo, ma per un audit di sistema la collaborazione dei reparti è indispensabile.
I documenti di lavoro comprendono check list, moduli di campionamento e moduli per registrare le evidenze. La check list è utile per non dimenticare aspetti importanti, ma non deve diventare una gabbia: le domande migliori nascono spesso da ciò che si vede durante il percorso. Conviene formulare domande aperte, come mi mostri come viene gestita una nuova attrezzatura dal suo arrivo, invece di domande chiuse a cui si risponde solo sì o no.