Un'officina di carpenteria metallica con quarantacinque dipendenti viene scelta come fornitore da un gruppo multinazionale, che richiede però un sistema di gestione della salute e sicurezza documentato. Il titolare vorrebbe acquistare un manuale già pronto da un consulente e appenderlo in bacheca.
Un sistema di gestione non è un faldone. L'articolo 30 del D.Lgs. 81/08 descrive il modello di organizzazione e gestione idoneo ad avere efficacia esimente rispetto alla responsabilità amministrativa dell'ente prevista dal D.Lgs. 231/2001, purché sia efficacemente attuato. Un manuale copiato, che non descrive come l'officina lavora davvero, non regge né a un audit del cliente né a una verifica dopo un infortunio. Anche il cliente, nei suoi audit di qualifica, guarda le evidenze di applicazione più che i testi.
L'RSPP parte dai processi reali: taglio, piegatura, saldatura, verniciatura, spedizione. Per ciascuno individua chi decide, quali registrazioni esistono già e dove mancano controlli. Costruisce procedure brevi per gestione delle attrezzature, formazione, acquisti e manutenzioni, riusando i moduli già in uso. Il datore di lavoro nomina un referente interno, i capireparto partecipano alla stesura e l'RLS viene consultato sulle istruzioni operative prima della loro emissione. Dopo sei mesi un audit interno verifica che le procedure siano rispettate in reparto.
Discutiamone: da quale processo partireste per avviare un sistema di gestione in una piccola impresa che non ha mai avuto procedure scritte?