Il medico competente può svolgere bene il suo ruolo solo se riceve le informazioni giuste. L'art. 18, comma 2, obbliga il datore di lavoro a fornire al servizio di prevenzione e al medico informazioni sulla natura dei rischi, sull'organizzazione del lavoro, sulla programmazione e attuazione delle misure, sulla descrizione degli impianti e dei processi produttivi, sui dati relativi a infortuni e malattie professionali e sui provvedimenti degli organi di vigilanza. Il datore di lavoro deve inoltre comunicare al medico la cessazione del rapporto di lavoro dei lavoratori sottoposti a sorveglianza.
Il RSPP è l'interlocutore tecnico naturale del medico. In un'azienda di verniciatura industriale, per esempio, il servizio di prevenzione condivide gli esiti dei campionamenti di solventi e le schede di dati di sicurezza aggiornate, mentre il medico restituisce in forma aggregata eventuali alterazioni ricorrenti degli esami ematochimici o segnala la necessità di una diversa organizzazione delle pause. Senza questo scambio la sorveglianza sanitaria diventa un rito burocratico.
L'art. 40 prevede inoltre che il medico trasmetta ai servizi competenti per territorio, entro il primo trimestre dell'anno successivo, le informazioni aggregate sanitarie e di rischio dei lavoratori sottoposti a sorveglianza. Un buon segnale di collaborazione è la presenza del medico non solo alla riunione periodica ma anche ai sopralluoghi congiunti con il RSPP e il RLS, con un verbale comune delle osservazioni.