La prima fase serve a costruire la fotografia dell'azienda. Il servizio di prevenzione raccoglie l'organigramma e il funzionigramma della sicurezza con deleghe, nomine di dirigenti e preposti, addetti alle emergenze; le planimetrie aggiornate con destinazione d'uso dei locali; la descrizione del ciclo produttivo, dalle materie prime alla spedizione; l'elenco delle mansioni con il numero di addetti per turno; l'inventario di macchine, impianti e attrezzature con libretti, dichiarazioni CE e verifiche periodiche; l'elenco delle sostanze e miscele con le schede di dati di sicurezza.
Servono poi dati storici: infortuni degli ultimi anni con la loro dinamica, near miss segnalati, malattie professionali denunciate, esiti anonimi e collettivi della sorveglianza sanitaria, verbali di ispezione e prescrizioni ricevute, rapporti di audit. Infine vanno censiti gli appalti ricorrenti, le attività svolte fuori sede, il lavoro agile, i turni e la quota di lavoratori con contratti diversi dal tempo indeterminato.
In un'azienda di stampaggio plastica, per esempio, questa fase rivela spesso discrepanze utili: presse acquistate usate senza documentazione completa, un reparto confezionamento affidato a una cooperativa, un turno notturno di sola manutenzione con un operatore che lavora isolato. Ognuno di questi elementi orienterà i sopralluoghi successivi. Un buon dossier preliminare riduce i tempi in campo e permette di arrivare ai reparti con domande precise invece che con un modulo generico.