L'esperienza delle verifiche ispettive e degli audit mostra alcuni difetti che si ripetono. Il più diffuso è il documento standard: testi copiati da altre aziende, con riferimenti a reparti inesistenti, rischi generici come rischio meccanico senza indicare quale macchina e quale operazione, misure espresse con il condizionale. Segue il documento statico, con data di molti anni prima e nessuna revisione nonostante cambi di layout, nuove macchine, infortuni.
Frequente è anche la separazione tra valutazione e realtà gestionale: il DVR elenca DPI che non vengono consegnati, procedure che i preposti non conoscono, un programma di miglioramento con scadenze tutte superate senza aggiornamento. Altri difetti tipici sono l'assenza dei criteri di valutazione, la mancata considerazione dei gruppi indicati dall'articolo 28, lo stress valutato una volta e mai monitorato, le valutazioni specifiche allegate ma non tradotte in misure.
Il rimedio passa da poche regole. Ogni rischio deve essere riferito a un luogo, un'attività e un gruppo di esposti; ogni misura deve avere un responsabile e una data; ogni revisione deve avere un motivo e una data certa. È utile sottoporre periodicamente il documento a una lettura critica da parte di chi lavora in reparto: se un capo turno non riconosce il proprio reparto nelle schede, la valutazione va rifatta. Anche il confronto annuale tra eventi accaduti e rischi valutati aiuta a individuare le lacune e a decidere dove concentrare la prossima revisione.