L'articolo 53 del DPR 1124/65 obbliga il datore di lavoro a denunciare all'INAIL gli infortuni da cui siano colpiti i dipendenti prestatori d'opera, prognosticati non guaribili entro tre giorni, indipendentemente da ogni valutazione sulla ricorrenza degli estremi di legge per l'indennizzabilità. La denuncia va effettuata entro due giorni da quello in cui il datore di lavoro ne ha avuto notizia, che in pratica coincide con la ricezione dei riferimenti del certificato medico. Se l'infortunio ha prodotto la morte o se ne è previsto il pericolo, la denuncia va inviata entro ventiquattro ore.
La trasmissione avviene esclusivamente in via telematica attraverso i servizi online dell'INAIL. A partire dalle modifiche introdotte dal D.Lgs. 151/2015, il medico o la struttura sanitaria che presta la prima assistenza deve trasmettere il certificato medico direttamente all'INAIL per via telematica; il datore di lavoro riceve dal lavoratore il numero identificativo del certificato e i dati necessari per completare la denuncia. La stessa riforma ha attribuito all'INAIL l'invio dei dati all'autorità di pubblica sicurezza.
Il lavoratore, dal canto suo, ha l'obbligo di dare immediata notizia al datore di lavoro di qualsiasi infortunio, anche lieve: è il presupposto perché la catena di denuncia funzioni. In azienda conviene definire una procedura interna con chi raccoglie la notizia, chi compila la denuncia, chi informa RSPP e medico competente, entro quali tempi. I ritardi nella denuncia sono sanzionati e complicano l'accertamento dei fatti.