L'art. 40 del D.Lgs. 81/08 obbliga il medico competente a trasmettere, entro il primo trimestre dell'anno successivo a quello di riferimento ed esclusivamente per via telematica, ai servizi competenti per territorio e all'INAIL, le informazioni relative ai dati collettivi aggregati sanitari e di rischio dei lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria, elaborate evidenziando le differenze di genere. Il modello è quello dell'allegato 3B, i cui contenuti e modalità sono stati definiti con decreto interministeriale e successive modifiche.
Il flusso riguarda dati numerici aggregati e non nominativi: numero di lavoratori occupati e sorvegliati per sesso, numero di visite, distribuzione dei giudizi di idoneità, numero di lavoratori esposti ai diversi rischi, malattie professionali segnalate dal medico. La trasmissione avviene attraverso il portale dell'INAIL con le credenziali del medico, per ciascuna unità produttiva servita.
Per il datore di lavoro l'allegato 3B non è un adempimento diretto, ma offre informazioni preziose sullo stato di salute della popolazione aziendale. Il RSPP può chiedere al medico, insieme alla relazione sanitaria presentata nella riunione periodica, una sintesi dei dati: ad esempio la quota di lavoratori con limitazioni alla movimentazione dei carichi in un reparto. Un aumento di queste limitazioni è un segnale di sovraccarico biomeccanico che merita un intervento strutturale sulle postazioni, non soltanto ulteriori visite.