L'articolo 35 stabilisce che nelle aziende e nelle unità produttive che occupano più di 15 lavoratori il datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione, indice almeno una volta all'anno una riunione cui partecipano il datore di lavoro o un suo rappresentante, il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, il medico competente, ove nominato, e il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.
La riunione va inoltre convocata in occasione di significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l'introduzione di nuove tecnologie che hanno riflessi sulla sicurezza. Nelle unità produttive fino a 15 lavoratori, in presenza di tali variazioni, il rappresentante dei lavoratori può chiederne la convocazione.
La composizione è minima e non esclude altri partecipanti utili, come un dirigente di produzione, il responsabile della manutenzione, l'ASPP o un consulente su un tema specifico. Il rappresentante del datore di lavoro dovrebbe però avere un potere decisionale reale: delegare la riunione a un impiegato senza alcuna autonomia la svuota di significato.
Per il RSPP la riunione periodica è il momento in cui il lavoro di un anno diventa visibile alla direzione e ai lavoratori. Un caso tipico: un'azienda di stampaggio plastica che decide di installare isole robotizzate dovrebbe convocare la riunione già in fase di progettazione, non a impianti installati, perché in quel momento è ancora possibile incidere su layout, ripari e organizzazione dei turni.