Il comma 2 dell'articolo 35 indica gli argomenti che il datore di lavoro sottopone all'esame dei partecipanti: il documento di valutazione dei rischi, l'andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria, i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l'efficacia dei dispositivi di protezione individuale, i programmi di informazione e formazione di dirigenti, preposti e lavoratori. Il comma 3 aggiunge che nel corso della riunione possono essere individuati codici di comportamento e buone prassi e obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva sulla base delle linee guida per un sistema di gestione.
Una riunione utile si prepara. Il servizio di prevenzione invia in anticipo l'ordine del giorno e i dati: indici infortunistici dell'anno con confronto con gli anni precedenti, sintesi dei quasi incidenti, stato di avanzamento del programma di miglioramento, piano formativo, eventuali aggiornamenti del DVR. Il medico competente presenta la relazione anonima e collettiva sui risultati della sorveglianza sanitaria.
Il comma 5 prevede la redazione di un verbale, tenuto a disposizione dei partecipanti per la sua consultazione. Un buon verbale non si limita a elencare gli argomenti trattati: registra le osservazioni del rappresentante dei lavoratori, le decisioni prese, i responsabili e le scadenze. L'anno successivo si riparte proprio da lì, verificando che cosa è stato fatto. Un verbale identico per tre anni consecutivi, con le stesse frasi standard, è il segnale di una riunione formale e inutile.