Molte aziende stanno passando dai moduli cartacei a check list compilate su dispositivo mobile, tramite applicazioni dedicate, moduli web o fogli condivisi. I vantaggi sono concreti: data e ora vengono registrate automaticamente, le foto si allegano direttamente alla voce non conforme, i dati confluiscono senza ricopiature in un archivio unico, il preposto può ricevere il riepilogo pochi minuti dopo la fine del giro. Si elimina anche la fase di trascrizione, che è una delle principali fonti di errori e ritardi.
Prima di adottare uno strumento digitale conviene però porsi alcune domande. Il dispositivo funziona in assenza di rete, ad esempio in un magazzino con copertura scarsa o in un locale interrato? Dove vengono salvati i dati, su server aziendali o su servizi esterni, e chi vi ha accesso? Il modulo obbliga a rispondere a tutte le voci o permette di saltarle? Le foto contengono dati di geolocalizzazione che non è opportuno diffondere?
Un rischio tipico del digitale è la compilazione troppo rapida: toccare conforme su uno schermo è ancora più facile che spuntare una casella con la penna. Per contrastarlo si possono rendere obbligatorie una foto o una nota su alcune voci critiche. Infine, la scelta dello strumento va condivisa con i sistemi informativi dell'azienda e, se l'applicazione registra dati riferibili a persone, valutata anche dal punto di vista della protezione dei dati. Una soluzione semplice e approvata è preferibile a una sofisticata ma non autorizzata.