Raccogliere dati ha senso solo se servono a decidere. Prima di costruire fogli e archivi conviene chiedersi quali decisioni il servizio deve prendere o proporre: dove concentrare i sopralluoghi, quali misure finanziare per prime, quali aree peggiorano, quali reparti hanno bisogno di formazione mirata, quali fornitori creano più problemi. Da queste domande discendono i dati da raccogliere, e non il contrario.
Per un ASPP i dati di base sono di quattro famiglie. La prima riguarda le osservazioni dirette: esiti delle check list, rilievi dei sopralluoghi, indici di conformità per area. La seconda riguarda le azioni: misure proposte, responsabili, scadenze, stato di avanzamento, data di chiusura. La terza riguarda l'esposizione, cioè quante persone lavorano in ogni area, su quanti turni, con quali mansioni, informazione indispensabile per dare peso ai problemi. La quarta riguarda gli eventi, che verranno approfonditi in un blocco successivo.
Un errore frequente è raccogliere troppo, con fogli di cinquanta colonne compilati per metà. Un registro con dodici campi compilati sempre vale molto più di uno con quaranta compilati a caso. Il criterio pratico è semplice: per ogni campo ci si chiede chi lo userà, per quale analisi e con quale frequenza. Se non c'è una risposta convincente, il campo si toglie. La qualità dei dati dipende dalla disciplina di chi li inserisce, e la disciplina è più facile da mantenere quando i campi sono pochi e chiaramente utili.