Un registro ben tenuto permette di calcolare pochi indicatori che raccontano lo stato del sistema senza bisogno di software complessi. Il primo è il numero di rilievi aperti, suddiviso per priorità e per area: dice dove si concentra il lavoro da fare. Il secondo è la percentuale di rilievi chiusi entro la scadenza nel periodo, che misura l'affidabilità dell'organizzazione nel mantenere gli impegni. Il terzo è l'età media dei rilievi aperti, utile a far emergere problemi dimenticati da mesi. Si calcola in giorni, dalla data del rilievo a oggi.
Un quarto indicatore molto istruttivo è la ripetitività: quante volte lo stesso tipo di rilievo ricompare nella stessa area dopo essere stato chiuso. Se le uscite di emergenza del reparto spedizioni vengono trovate ingombre in otto giri su dodici, la misura adottata ogni volta, cioè liberarle, non funziona, e il problema va spostato sul piano organizzativo, ad esempio sulla mancanza di spazio per lo stoccaggio temporaneo dei colli in uscita.
Un quinto dato da seguire è il rapporto tra giri previsti ed eseguiti, che misura la costanza del servizio. Questi indicatori vanno calcolati con cadenza fissa, per esempio mensile, e presentati sempre nello stesso formato, in modo che il confronto nel tempo sia immediato. L'approfondimento su indicatori più evoluti e cruscotti appartiene ai percorsi per RSPP; per l'ASPP l'obiettivo è che questi cinque numeri siano sempre disponibili, aggiornati e spiegabili in due minuti a chiunque li chieda.