Un archivio ben organizzato permette di trovare in pochi secondi la check list di un giro di due anni fa o la foto di un rilievo specifico. La struttura delle cartelle deve essere semplice e stabile, ad esempio un livello per anno, uno per tipo di documento, come check list, report di sopralluogo, foto, registri, e all'interno una suddivisione per area. Strutture troppo profonde, con sette o otto livelli di sottocartelle, scoraggiano l'archiviazione e moltiplicano gli errori.
I nomi dei file seguono una regola fissa che li renda ordinabili e leggibili senza aprirli. Una convenzione efficace inizia con la data in formato anno, mese, giorno, seguita dal codice area, dal tipo di documento e da un numero progressivo. Così il report del giro nel magazzino ricambi del 3 marzo 2026 diventa un nome che, in qualunque elenco, si posiziona correttamente in ordine cronologico. Le foto prendono il codice del rilievo a cui si riferiscono, con un suffisso per distinguere la situazione iniziale da quella dopo l'intervento.
L'art. 53 del decreto consente di tenere la documentazione anche su supporto informatico, purché siano garantite integrità, accessibilità e sicurezza dei dati. In concreto, l'archivio va su uno spazio aziendale con backup, non su chiavette personali o nella memoria del telefono, e con permessi di accesso definiti. Va infine stabilito un tempo di conservazione coerente con le esigenze di prova: i documenti dei sopralluoghi possono essere richiesti molti anni dopo, in caso di infortunio o malattia professionale.