L'ASPP lavora all'interno del servizio di prevenzione e protezione, di cui il RSPP è il responsabile designato dal datore di lavoro ai sensi dell'art. 17. La qualità della collaborazione tra le due figure determina gran parte dell'efficacia del servizio. Il primo passo è chiarire per iscritto la ripartizione dei compiti: quali aree segue l'ASPP, con quale frequenza, quali documenti prepara in bozza, su quali temi può rapportarsi direttamente con i preposti e su quali deve passare dal RSPP.
Questa definizione è particolarmente importante quando il RSPP è esterno e presente in azienda solo alcune ore al mese. In quel caso l'ASPP interno diventa di fatto gli occhi del servizio sul campo, e il rischio è che si trovi a decidere da solo su questioni che non gli competono, oppure che raccolga informazioni che non vengono mai elaborate. Un incontro di allineamento fisso, anche breve, quindicinale o mensile, con un ordine del giorno standard, risolve gran parte di questi problemi.
L'ordine del giorno tipico comprende l'andamento dei giri, i rilievi critici, le scadenze superate, le modifiche in arrivo in azienda, le richieste ricevute da preposti e lavoratori, le proposte di aggiornamento del DVR. Ogni incontro si chiude con un breve elenco di decisioni e incarichi. Conservare questi resoconti crea una memoria del servizio che si rivela preziosa al momento della riunione periodica dell'art. 35 e in occasione di audit, ispezioni o cambi di persone nel ruolo.