Il RSPP riceve informazioni da molte fonti e ha poco tempo: il modo in cui l'ASPP gli riferisce condiziona la rapidità delle decisioni. Una comunicazione efficace segue tre passaggi. Prima il fatto, descritto in modo oggettivo e verificabile: che cosa è stato osservato, dove, quando, con quale evidenza. Poi la valutazione: perché è rilevante, quale rischio comporta, quante persone sono esposte, se esiste già una misura provvisoria. Infine la proposta: che cosa si suggerisce di fare e chi dovrebbe farlo.
Una comunicazione che arriva solo con il problema, senza valutazione né proposta, scarica sul RSPP tutto il lavoro di analisi; una che arriva con la proposta ma senza fatti verificabili è difficile da sostenere davanti alla direzione. Un esempio di messaggio ben costruito: durante il giro del 12 nel reparto taglio laser è stata rilevata la porta di accesso alla cella aperta durante il funzionamento, con interblocco escluso; il preposto ha fermato la macchina; si propone il ripristino dell'interblocco e una verifica sulle altre due celle.
La scelta del canale dipende dall'urgenza. Le situazioni di pericolo grave si comunicano a voce o al telefono, subito, e si confermano poi per iscritto. I rilievi ordinari confluiscono nel registro e nella sintesi periodica. Inviare al RSPP decine di messaggi sparsi durante la giornata, ciascuno con un singolo rilievo minore, è il modo più sicuro per far perdere quello importante nel mucchio.