Gli strumenti visti in queste ore funzionano se diventano abitudine. Su base settimanale l'ASPP esegue i giri previsti dal calendario, aggiorna il registro entro il giorno successivo a ogni visita, archivia le foto con il codice del rilievo, invia i report entro due giorni lavorativi, controlla le scadenze in arrivo e sollecita quelle superate con un messaggio breve e documentato. Un'ora fissa a settimana dedicata solo al registro evita che il lavoro arretrato si accumuli.
Su base mensile calcola gli indicatori essenziali, svolge almeno un giro congiunto con ciascun preposto delle aree principali, incontra il RSPP con l'ordine del giorno standard, rivede con la manutenzione le richieste di intervento di sicurezza ancora aperte, verifica l'efficacia delle misure chiuse nel mese precedente tornando fisicamente sul posto. È anche il momento giusto per scegliere una o due buone pratiche osservate da proporre in altre aree.
Su base annuale riesamina le check list e il calendario alla luce dei dati raccolti, prepara per il RSPP la sintesi dell'anno in vista della riunione periodica, segnala le aree in cui il DVR va aggiornato, propone le priorità di investimento basate sui rilievi tecnici ricorrenti. Lo scopo finale di tutto questo non è produrre documenti, ma poter rispondere in ogni momento, con dati e foto, a tre domande semplici: che cosa abbiamo visto, che cosa abbiamo fatto, che cosa resta da fare. I blocchi successivi applicheranno questo metodo ad attrezzature, segnalazioni, emergenze e comunicazione.