Nei documenti aziendali questi quattro termini vengono usati spesso come sinonimi, e questo genera registri ambigui. Conviene fissare un vocabolario comune con il RSPP e con la manutenzione. La manutenzione è l'insieme degli interventi tecnici che mantengono o ripristinano la funzionalità: sostituire una catena di sollevamento usurata, regolare un freno, cambiare un filtro. Il controllo è l'accertamento dello stato di sicurezza di un'attrezzatura, previsto dall'articolo 71 comma 8, effettuato da una persona competente con una cadenza stabilita.
La verifica periodica, nel linguaggio del decreto, è invece quella dell'articolo 71 comma 11 e dell'Allegato VII: un accertamento svolto da un soggetto pubblico o da un soggetto abilitato, con rilascio di un verbale. L'ispezione pre-uso, infine, è il rapido esame visivo e funzionale che l'operatore svolge all'inizio del turno o prima di ogni impiego, secondo le istruzioni del fabbricante.
Un esempio chiarisce le differenze. Per un carroponte da 10 tonnellate in un'officina di carpenteria l'operatore prova pulsantiera, finecorsa e freno ogni mattina, il manutentore interno controlla funi e componenti con la cadenza prevista, l'ente incaricato effettua la verifica periodica di legge e l'officina esterna interviene per la manutenzione straordinaria. Quattro attività diverse, quattro registrazioni diverse, quattro responsabili distinti: se in azienda esiste un solo quaderno con scritto «tutto ok», il sistema non è tracciabile.