Il comma 4 dell'articolo 71 impone al datore di lavoro di adottare le misure necessarie affinché le attrezzature siano installate ed utilizzate in conformità alle istruzioni d'uso e siano oggetto di idonea manutenzione, così da garantire nel tempo la permanenza dei requisiti di sicurezza. Prevede inoltre che, quando previsto, l'attrezzatura sia corredata da apposite istruzioni e libretto di manutenzione, da aggiornare.
La conseguenza operativa per l'ASPP è che il punto di partenza di qualunque piano di controllo non è un modello generico scaricato da internet, ma il manuale di istruzioni della singola macchina. Lì il fabbricante indica gli intervalli di manutenzione, i controlli giornalieri, i componenti soggetti a usura, i criteri di scarto. Un piano costruito ignorando il manuale rischia di essere più severo dove non serve e troppo blando proprio sui punti critici.
Prima attività concreta, quindi: verificare che per ogni attrezzatura sia disponibile il manuale in lingua italiana, che sia accessibile a chi la usa e a chi la manutiene e che la copia corrisponda al modello effettivamente presente. Capita spesso, nelle aziende metalmeccaniche con parco macchine stratificato negli anni, di trovare manuali smarriti, fotocopie illeggibili o istruzioni di una versione diversa. In questi casi si chiede copia al fabbricante o al rivenditore e, per le macchine molto datate senza documentazione, si fa redigere da un tecnico un piano di manutenzione basato sulle norme tecniche e sull'esperienza d'uso.