Uno scadenzario funziona se segnala in anticipo, non se registra il ritardo. La regola pratica è impostare un preavviso coerente con i tempi di risposta dei soggetti verificatori: per le verifiche periodiche dell'Allegato VII è prudente inviare la richiesta con un margine di almeno sessanta giorni, considerando che in alcune province i tempi sono lunghi e che serve anche coordinare la disponibilità dell'attrezzatura, del manovratore e di eventuali pesi di prova.
Nello scadenzario non vanno solo le attrezzature dell'Allegato VII. Conviene raccogliere in un unico strumento tutte le scadenze tecniche che hanno ricadute sulla sicurezza: verifiche degli impianti di messa a terra e dei dispositivi contro le scariche atmosferiche secondo il DPR 462/01, controlli delle porte e portoni motorizzati, revisioni dei mezzi targati usati in azienda, ispezioni delle scaffalature, controlli periodici dei sistemi di ancoraggio in copertura, verifiche delle attrezzature a pressione. I presidi antincendio fanno parte di un altro blocco di questo aggiornamento e possono avere un proprio registro, ma è utile che compaiano nella stessa vista d'insieme.
Per ogni scadenza lo scadenzario deve indicare l'attrezzatura, il tipo di verifica, la data dell'ultima, la data della prossima, il soggetto incaricato, lo stato della richiesta e il responsabile interno. Un semplice codice colore, verde oltre novanta giorni, giallo tra novanta e trenta, rosso sotto i trenta o scaduto, rende immediata la lettura durante la riunione mensile con il RSPP.