Il momento in cui un controllo trova un difetto è quello che mette alla prova il sistema. Se la procedura non è chiara, l'operatore si trova da solo a scegliere tra fermare il lavoro e accettare un rischio, e spesso sceglie di proseguire. Serve quindi un flusso semplice e conosciuto da tutti, che l'ASPP può proporre al RSPP e far approvare dalla direzione.
Il flusso tipico prevede quattro passaggi. Primo, l'operatore interrompe l'uso, mette l'attrezzatura in condizione sicura e appone un cartellino di fuori servizio ben visibile, con data, nome e descrizione sintetica del difetto. Secondo, avvisa subito il preposto, che ha l'obbligo di intervenire e, secondo l'articolo 19 come modificato nel 2021, di interrompere l'attività in caso di deficienze dei mezzi e delle attrezzature. Terzo, la segnalazione arriva alla manutenzione attraverso il canale stabilito. Quarto, dopo la riparazione, una persona autorizzata verifica il ripristino, rimuove il cartellino e registra la rimessa in servizio.
Alcuni accorgimenti rendono il flusso robusto. Il cartellino deve poterlo togliere solo chi è autorizzato a rimettere in servizio, non chiunque. Per le attrezzature con alimentazione è opportuno affiancare al cartellino un dispositivo fisico, come un lucchetto sul sezionatore o la rimozione della chiave, secondo la logica di isolamento delle energie. I cartellini devono essere sempre disponibili in reparto: se bisogna cercarli in ufficio, non verranno usati.