La qualità di una check list si misura dal comportamento che produce, non dal numero di voci. Una scheda di quaranta punti per un transpallet elettrico garantisce solo che verrà compilata senza guardare. Alcuni criteri pratici aiutano a progettare strumenti che vengano realmente usati.
Il primo criterio è la selezione: pochi punti, scelti tra quelli che il manuale indica come controlli giornalieri e quelli che l'analisi degli eventi aziendali ha mostrato critici. Il secondo è la formulazione: domande chiuse e osservabili, come «il clacson suona?», invece di voci vaghe come «verificare stato generale». Il terzo è l'ordine: le voci devono seguire il percorso fisico dell'operatore attorno e sopra la macchina, così da non dover tornare indietro. Il quarto è il linguaggio: frasi brevi, terminologia usata in reparto, eventualmente icone o foto del componente, utili anche per i lavoratori con minore padronanza dell'italiano.
Il quinto criterio è decisivo: ogni voce deve avere un criterio di arresto chiaro. Per alcune anomalie, come freno inefficiente o fungo di emergenza non funzionante, l'attrezzatura non si usa e si segnala. Per altre, come un adesivo rovinato, si può lavorare e si segnala per la sistemazione. Indicare sulla scheda quali voci sono bloccanti, con un simbolo o un colore, toglie all'operatore il peso di decidere da solo sotto la pressione dei tempi. Prima di diffondere la scheda, testatela con due o tre operatori esperti: correggeranno voci inutili e aggiungeranno ciò che avete dimenticato.