Il momento in cui si decide se un lavoratore segnalerà ancora è quello immediatamente successivo alla sua prima segnalazione. Se per settimane non succede nulla, la conclusione è ovvia: è inutile. Per questo il sistema deve prevedere un riscontro rapido, anche quando la soluzione richiederà mesi. Un tempo di riferimento ragionevole, da fissare nella procedura aziendale, è di due o tre giorni lavorativi per la presa in carico.
Presa in carico non significa problema risolto. Significa dire al segnalante: abbiamo ricevuto la tua scheda numero tal dei tali, l'abbiamo letta, nel frattempo è stata delimitata l'area, la manutenzione valuterà la sostituzione della griglia entro fine mese. Può essere un messaggio, due parole in reparto, un biglietto. Se la segnalazione è anonima, la risposta va data in forma collettiva, ad esempio in bacheca.
Quando una segnalazione non porta a nessuna azione, perché l'analisi conclude che il rischio è già controllato o che la proposta non è praticabile, anche questo va comunicato spiegandone il motivo. Un no motivato è rispettoso; il silenzio è percepito come disinteresse. L'ASPP può tenere nel foglio di registro una colonna con la data del riscontro al segnalante e calcolare ogni mese la quota di segnalazioni che ha ricevuto risposta entro il tempo fissato: è uno degli indicatori più predittivi della salute del sistema, e di solito è il primo a peggiorare quando il carico di lavoro dell'ufficio aumenta.