La regola d'oro è che segnalare deve costare meno fatica che tacere. Un solo canale non basta, perché la popolazione aziendale è eterogenea: l'impiegato tecnico usa volentieri un modulo digitale, il carrellista a fine turno preferisce dire due parole al capoturno, il saldatore con i guanti non scrive su uno smartphone. Conviene offrire almeno tre strade, che confluiscono tutte nello stesso registro.
La scheda cartacea resta insostituibile in molti reparti: formato A5 o cartolina, pochi campi, una cassetta dedicata vicino all'orologio marcatempo o alla macchinetta del caffè, svuotata in giorni fissi. Il modulo digitale raggiungibile tramite QR code affisso nelle aree, magari già precompilato con il nome dell'area in cui si trova il codice, abbatte i tempi e consente di allegare una foto. Il canale verbale, verso preposto, ASPP o RLS, va riconosciuto formalmente: chi riceve la segnalazione a voce compila la scheda.
Alcune aziende sperimentano la segnalazione vocale tramite app che trascrive il messaggio, utile per chi ha difficoltà di scrittura o di lingua. Qualunque sia il mezzo, verificate tre aspetti: che funzioni anche senza connessione nei reparti dove la rete è scarsa, che non richieda credenziali complicate, che la persona riceva una conferma di ricezione. In uno stabilimento metalmeccanico, l'introduzione del QR code accanto alla cassetta cartacea ha mostrato che le due modalità attirano persone diverse: non si sostituiscono, si sommano.