Partire da zero è più comune di quanto si pensi, soprattutto nelle piccole e medie imprese. Un approccio che funziona procede per fasi. Nella prima, di preparazione, si scrive una procedura breve, si progetta la scheda con un gruppo di lavoratori e il RLS, si ottiene dalla direzione una dichiarazione firmata sul trattamento non punitivo e si individua chi ritira, registra e risponde.
Nella seconda fase, di lancio, si presenta il sistema a tutti i turni con incontri brevi, di quindici o venti minuti, in reparto e non in sala riunioni. È efficace raccontare un mancato infortunio reale avvenuto in azienda, magari anni prima, e mostrare cosa avrebbe potuto succedere. Conviene che a presentarlo sia anche un responsabile di produzione, non solo l'ufficio sicurezza.
La terza fase, di accompagnamento, dura almeno tre mesi: l'ASPP passa in reparto più spesso del solito, raccoglie segnalazioni verbali, aiuta a compilare le prime schede, dà riscontri rapidi e rende visibili le prime azioni realizzate. In questo periodo è più importante la velocità della risposta che la profondità dell'analisi.
La quarta fase è il consolidamento: dopo sei mesi si guarda quante segnalazioni sono arrivate, da quali aree e con quali esiti, e si corregge. In un magazzino logistico di medie dimensioni, ad esempio, è tipico che nei primi mesi arrivino soprattutto condizioni pericolose legate a pavimenti e scaffalature, e solo dopo, con la fiducia, comincino le segnalazioni su manovre e comportamenti.