I lavoratori osservano cosa fanno i capi molto più di quanto ascoltino cosa dicono. Se il direttore di stabilimento non nomina mai i near miss nelle riunioni di produzione, il messaggio è che contano poco. L'ASPP non ha l'autorità per cambiare questo comportamento, ma può fornire al RSPP e ai dirigenti materiale pronto da usare: un riepilogo mensile di una pagina, due eventi significativi da citare, una o due azioni concluse da valorizzare.
Gesti semplici fanno la differenza. Un dirigente che durante un giro in reparto si ferma a chiedere a un operatore notizie di una segnalazione fatta, o che ringrazia pubblicamente una squadra per aver segnalato un problema su un'attrezzatura, trasmette più fiducia di qualsiasi locandina. Allo stesso modo, inserire i near miss come punto fisso dell'ordine del giorno delle riunioni di produzione settimanali li sposta dall'ambito dell'ufficio sicurezza a quello della gestione ordinaria.
Un errore da evitare è chiedere alla direzione obiettivi numerici di riduzione dei near miss. Un dirigente che si vede assegnare l'obiettivo di dimezzare i mancati infortuni otterrà quasi certamente il risultato, ma solo sulla carta, perché le segnalazioni smetteranno di arrivare. Gli obiettivi sensati riguardano il funzionamento del sistema: tempi di risposta, percentuale di azioni chiuse, coinvolgimento di tutti i reparti. Questo concetto va spiegato con pazienza, perché contrasta con l'abitudine di ridurre tutto ciò che è negativo.