Classificare serve a una sola cosa: trasformare tante storie singole in informazioni aggregate che orientano le decisioni. Una classificazione è utile se permette di rispondere a domande concrete: in quale area accadono più eventi ad alto potenziale, quale tipo di evento cresce, quali fattori ricorrono. Se una categoria non serve a rispondere a nessuna domanda, va eliminata.
Una griglia efficace ha poche dimensioni, ciascuna con un numero limitato di voci. Le dimensioni tipiche sono quattro: il tipo di evento, cioè cosa è successo o stava per succedere; il fattore causale prevalente; il potenziale di gravità; il contesto, cioè area, turno, mansione e impresa. Per ciascuna dimensione si consiglia di non superare otto o dieci voci, altrimenti chi classifica esita e ogni voce raccoglie pochi casi, rendendo le statistiche poco significative.
Le voci di ogni dimensione devono essere mutuamente esclusive, cioè un evento deve poter cadere in una sola voce, e complessivamente esaustive. La voce altro va prevista, ma tenuta sotto controllo: se supera il dieci per cento dei casi, significa che manca una categoria e va aggiunta. Ogni voce va accompagnata da una definizione di una riga e da un esempio aziendale, raccolti in un piccolo dizionario allegato alla procedura. Infine, la classificazione la fa una persona sola o un piccolo gruppo coordinato, mai ciascun reparto per conto suo: la coerenza nel tempo è più importante della perfezione della singola scelta.