Per costruire statistiche utili non servono competenze avanzate, ma rigore nel raccogliere e nel contare. Il primo livello è il conteggio: quante segnalazioni nel mese, nel trimestre, nell'anno, suddivise per tipologia, area, potenziale di gravità e stato. Il secondo livello sono le percentuali: quale quota di segnalazioni riguarda la logistica interna, quale quota ha potenziale alto, quale quota delle azioni è chiusa nei tempi.
Il terzo livello è la normalizzazione, cioè il rapporto tra il numero di eventi e una misura dell'esposizione, che consente di confrontare reparti di dimensioni diverse o periodi con attività diversa. Le basi più usate sono il numero medio di lavoratori nel periodo, ottenendo ad esempio segnalazioni ogni cento lavoratori, e le ore lavorate. Per gli infortuni l'indice di frequenza secondo la norma UNI 7249 si calcola come numero di infortuni per un milione di ore lavorate; nel mondo anglosassone si usa spesso la base di duecentomila ore, corrispondente a cento lavoratori a tempo pieno per un anno. Qualunque base scegliate, dichiaratela sempre accanto al dato e usatela in modo costante.
Prima di calcolare, controllate la pulizia dei dati: duplicati, aree scritte in modi diversi, date mancanti, schede non classificate. Una statistica costruita su dati sporchi è peggio di nessuna statistica, perché dà una falsa sicurezza. Un controllo mensile di dieci minuti sulla coerenza del registro evita di scoprire gli errori proprio quando bisogna presentare i dati alla riunione periodica.