Il DM 2 settembre 2021 stabilisce che il piano di emergenza scritto è obbligatorio in tre casi: luoghi di lavoro con almeno dieci lavoratori; luoghi aperti al pubblico con presenza contemporanea di più di cinquanta persone, indipendentemente dal numero di dipendenti; attività soggette ai controlli dei Vigili del Fuoco elencate nell'Allegato I del DPR 151 del 2011. Fuori da questi casi il datore di lavoro deve comunque adottare misure organizzative e gestionali da attuare in caso di incendio, che però non richiedono la forma completa del piano.
La soglia dei dieci lavoratori va letta con attenzione. Un piccolo ufficio tecnico con otto dipendenti che ospita regolarmente clienti e fornitori può superare i cinquanta presenti durante un evento o una giornata di formazione. Un'officina con sei addetti ma un deposito di oli lubrificanti sopra le soglie del DPR 151 ricade comunque nell'obbligo. L'ASPP deve verificare la condizione reale e non solo il numero sul libro unico.
Un errore frequente è considerare il piano come un documento unico per tutta l'azienda anche quando le sedi sono più d'una. Ogni luogo di lavoro con caratteristiche proprie, per esempio uno stabilimento e un magazzino distaccato a due chilometri, richiede procedure, punti di raccolta e addetti specifici. Altro errore: copiare il piano della sede principale nel cantiere temporaneo senza adattarlo. Il primo controllo pratico dell'ASPP consiste proprio nel verificare che a ogni sede corrisponda un piano coerente con essa.