Ogni presidio antincendio ha le sue periodicità: sorveglianza interna, controllo semestrale o annuale, revisione, collaudo, prove settimanali delle pompe, verifiche dell'illuminazione di sicurezza. A questi si aggiungono le scadenze amministrative, come l'attestazione di rinnovo periodico di conformità antincendio per le attività soggette, e quelle legate alle persone, come l'aggiornamento della formazione degli addetti. Tenere tutto a memoria è impossibile: serve uno scadenzario unico.
Lo scadenzario più semplice è un foglio di calcolo con una riga per ogni presidio o gruppo omogeneo e colonne per tipo di intervento, ultima data, periodicità, prossima scadenza calcolata automaticamente e stato. Una formattazione condizionale che colora in giallo le scadenze entro trenta giorni e in rosso quelle superate dà un colpo d'occhio immediato. In alternativa si usano i software di gestione della manutenzione o i moduli dei gestionali di sicurezza, che inviano promemoria via posta elettronica.
Lo scadenzario ha valore solo se viene alimentato dopo ogni intervento: chi riceve il rapporto del manutentore aggiorna le date entro pochi giorni. L'ASPP, una volta al mese, filtra le scadenze dei sessanta giorni successivi e si assicura che gli interventi siano programmati. Va inoltre allineato con la realtà: un estintore aggiunto in un nuovo reparto o un impianto dismesso devono entrare o uscire dallo scadenzario contestualmente. Un buon indicatore della qualità della gestione è la percentuale di interventi eseguiti entro la scadenza, che si può portare alla riunione periodica.