Gli articoli 36 e 37 del D.Lgs. 81/08 definiscono l'informazione e la formazione, mentre l'articolo 2 distingue con precisione informazione, formazione e addestramento. Toolbox talk, briefing e cartelli di reparto non sono categorie previste dalla legge: sono strumenti con cui l'azienda attua in modo continuo l'obbligo di informare e, in parte, di addestrare. Saperli collocare evita due errori opposti, cioè sottovalutarli come chiacchiere oppure spacciarli per formazione obbligatoria.
Un toolbox di dieci minuti non sostituisce mai un corso previsto dall'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, né un'ora di formazione specifica sul rischio. Può però documentare l'informazione su un rischio nuovo, richiamare un contenuto già formato, rafforzare l'addestramento, raccogliere segnalazioni. Allo stesso modo, la bacheca non assolve l'obbligo informativo se nessuno la legge: l'articolo 36 comma 4 chiede che il contenuto sia facilmente comprensibile e consenta di acquisire le conoscenze.
Per l'ASPP la conseguenza operativa è tenere distinti i registri. La formazione obbligatoria resta nel fascicolo formativo del lavoratore con attestati e verifiche. Le comunicazioni quotidiane vanno in un registro separato, con data, argomento, conduttore e presenti. In caso di ispezione o di indagine dopo un infortunio, questo secondo registro dimostra la continuità dell'azione informativa e la cura dell'organizzazione, senza confondersi con i percorsi formativi.