Prima di scegliere uno strumento conviene sapere a chi si parla. In uno stabilimento metalmeccanico tipo convivono gruppi con esigenze molto diverse: operatori a giornata facilmente raggiungibili, turnisti che vedono l'ufficio HSE solo di sfuggita, manutentori che girano per tutto il sito, interinali con contratti di poche settimane, dipendenti di imprese appaltatrici, autisti esterni che stanno in piazzale mezz'ora, impiegati che entrano in reparto occasionalmente.
Una mappa semplice, anche su un foglio di calcolo, incrocia per ogni gruppo quattro informazioni: dove si trova fisicamente e in quali orari, chi è il suo riferimento diretto (preposto, capoturno, referente dell'appaltatore), quale lingua comprende con sicurezza, quali rischi specifici incontra. Ne derivano scelte concrete: per i turnisti di notte il canale migliore è il capoturno con una scheda già pronta, per gli autisti esterni un cartello multilingue al cancello con le regole del piazzale, per i manutentori un messaggio diretto allo smartphone aziendale con il link all'istruzione aggiornata.
La mappa va rivista quando cambia l'organizzazione: un nuovo turno, l'ingresso di un appaltatore per una fermata impianto, un picco stagionale di interinali in logistica. L'errore classico è progettare la comunicazione pensando solo al lavoratore stabile del turno centrale, che è proprio quello meno esposto ai problemi di informazione. Anche gli addetti alle pulizie in appalto, spesso presenti solo all'alba o la sera, vanno inseriti nella mappa.