Il primo errore nel gestire i toolbox è scegliere l'argomento all'ultimo minuto o pescarlo da un elenco generico scaricato dal web. L'argomento deve nascere dalla realtà del reparto. Le fonti più ricche sono sei: i near miss e le segnalazioni delle ultime settimane, gli esiti dei sopralluoghi e delle osservazioni, i lavori programmati nei giorni successivi, la stagione e il meteo, le modifiche a macchine, layout o procedure, gli infortuni accaduti in aziende simili e riportati nelle schede pubbliche di Infor.MO.
Un buon metodo è un calendario trimestrale con due livelli. Il primo è fisso: temi stagionali come il caldo da giugno, il ghiaccio sui piazzali da dicembre, le ferie estive con i rientri e il personale sostitutivo. Il secondo è flessibile, lasciato libero per circa metà delle settimane, da riempire con temi emersi sul campo. Così si garantisce copertura dei rischi principali senza perdere reattività.
Per un magazzino di logistica il trimestre potrebbe includere precedenze in corsia, cinture sui carrelli, carico dei bancali in scaffalatura, apertura dei portoni sezionali, uso del cutter. Per un'officina metalmeccanica, ripari mobili, guanti vicino a organi rotanti, molatura e proiezioni, sollevamento con carroponte, ordine delle postazioni. Ogni scelta va condivisa con il preposto, che conosce i problemi del momento meglio di chiunque altro. Una scheda di sintesi del trimestre, appesa nel punto di riunione, permette a tutti di sapere in anticipo quali temi verranno trattati e di proporne altri.