Ogni toolbox dovrebbe avere una scheda preparata in anticipo, lunga al massimo una pagina, che serve a due scopi: guidare il conduttore, che spesso è un preposto e non un esperto di comunicazione, e garantire che lo stesso messaggio arrivi uguale a tutti i turni. Se tre capiturno improvvisano lo stesso argomento, si ottengono tre versioni diverse della regola.
La scheda contiene il titolo, il messaggio chiave in una frase, il rischio spiegato in poche righe, le regole da rispettare, una o due fotografie del reparto, le domande da porre al gruppo, i riferimenti a procedure o istruzioni operative interne e uno spazio per annotare le osservazioni dei partecipanti. In fondo, il foglio presenze con data, ora, luogo, conduttore, nominativi e firme.
L'ASPP prepara le schede con il RSPP, le fa rivedere al preposto del reparto per verificare che siano realistiche e le archivia in una raccolta numerata, così da poterle riutilizzare negli anni. Una raccolta di cinquanta-sessanta schede copre la gran parte dei temi ricorrenti di un'azienda media. Un dettaglio pratico: la scheda va stampata in formato leggibile anche con poca luce, con caratteri grandi, e plastificata se viene usata in ambienti sporchi o umidi, come un reparto di verniciatura o un piazzale esterno sotto la pioggia. Per le aziende con personale straniero la scheda può avere sul retro la traduzione del messaggio chiave e delle regole nelle lingue più presenti. Conviene anche indicare in alto il tempo stimato e il materiale da portare, come un DPI o un attrezzo da mostrare, così che il conduttore arrivi preparato.