Il luogo influisce sull'esito più di quanto si pensi. Il toolbox va tenuto vicino al punto di lavoro di cui si parla, ma lontano da rumore e traffico. Davanti a una linea in funzione a 88 dB(A) nessuno sente nulla e tutti indossano gli otoprotettori, quindi conviene spostarsi in un'area tranquilla o fermare brevemente la macchina. In un magazzino si sceglie una zona fuori dalle corsie dei carrelli, in cantiere un punto riparato dal sole e dal passaggio dei mezzi.
Il conduttore si posiziona in modo da vedere tutti i volti, con il sole o la luce alle spalle dei partecipanti e non dei propri. Parla lentamente, con frasi corte, guarda le persone e non il foglio. Tiene in mano l'oggetto di cui parla: un'imbracatura, un gancio con la sicura rotta, una lama di cutter. Evita di leggere la scheda parola per parola, che trasmette disinteresse.
Il tempo va rispettato. Iniziare puntuali e chiudere entro quanto annunciato costruisce credibilità; un toolbox che sistematicamente sfora i venti minuti verrà percepito come un ostacolo alla produzione e il preposto smetterà di farlo. Infine, attenzione ai segnali non verbali: braccia conserte, sguardi al telefono, persone che si allontanano. Indicano che il messaggio non sta passando e che conviene cambiare registro con una domanda diretta o un esempio più vicino all'esperienza del gruppo. Se qualcuno arriva in ritardo, meglio non ricominciare da capo: lo si recupera a fine incontro con un riassunto di un minuto.