La registrazione serve a dimostrare che l'informazione è stata data, a chi e su cosa, ma serve soprattutto all'azienda per tenere traccia dei temi trattati e delle questioni emerse. Il verbale minimo contiene data, ora di inizio e fine, luogo, reparto o squadra, nome e ruolo del conduttore, titolo e numero della scheda utilizzata, elenco dei presenti con firma, osservazioni dei partecipanti, azioni da intraprendere con un responsabile e una scadenza.
La firma del lavoratore attesta la presenza, non la comprensione. Per questo è utile aggiungere una colonna o un campo sintetico in cui il conduttore annota se la verifica finale è andata bene, per esempio se un partecipante ha ripetuto correttamente il messaggio chiave. Chi era assente per ferie, malattia o turno diverso va recuperato: l'ASPP tiene un elenco degli assenti e programma un richiamo con il capoturno entro la settimana successiva.
Per l'archivio conviene un registro digitale, anche un semplice foglio di calcolo con una riga per toolbox e il PDF del foglio firmato collegato. Bastano pochi filtri per sapere quanti incontri si sono tenuti per reparto, quali temi non sono stati trattati da più di un anno, chi non ha mai partecipato. Questo dato è utile alla riunione periodica dell'articolo 35 e nella relazione annuale del servizio di prevenzione. Le azioni aperte emerse dai toolbox vanno inserite nello stesso scadenzario usato per le non conformità dei sopralluoghi, così da non perderle.