Un toolbox in cui parla solo il conduttore è una lezione frontale in piedi. Il valore aggiunto arriva quando i partecipanti raccontano esperienze, propongono soluzioni, contestano regole che non funzionano. In ogni squadra c'è almeno un lavoratore anziano e rispettato, con molta esperienza su quella lavorazione: coinvolgerlo in anticipo, chiedendogli di raccontare un episodio vissuto o di mostrare come esegue un'operazione in sicurezza, dà al messaggio una credibilità che l'ufficio HSE da solo non ha.
Le domande aperte sono lo strumento principale. «Cosa succede se il bancale è inclinato e lo alzi lo stesso?», «Quando è più difficile rispettare questa regola?», «Cosa cambiereste in questa postazione?». Vanno evitate le domande che ammettono solo sì o no, come «avete capito?», a cui tutti rispondono sì per chiudere in fretta. Se il gruppo resta in silenzio, si può chiamare per nome una persona con una domanda facile, poi allargare.
Attenzione però al rovescio della medaglia. Il lavoratore esperto può anche essere quello che normalizza le scorciatoie, con frasi come «l'abbiamo sempre fatto così e non è mai successo niente». In quel caso il conduttore non deve entrare in conflitto davanti a tutti ma riconoscere l'esperienza, riportare il discorso sui fatti, per esempio un near miss documentato, e chiedere al gruppo come si potrebbe rendere la regola più praticabile. Le obiezioni concrete emerse vanno annotate e girate al preposto e al RSPP.