Molte aziende avviano i toolbox con entusiasmo e dopo pochi mesi li trasformano in un rito vuoto. Gli errori ricorrenti sono riconoscibili. Il primo è il toolbox burocratico: il capoturno legge una scheda, fa firmare e torna al lavoro in tre minuti. Le firme ci sono, l'effetto no. Il secondo è il toolbox predica, con toni da rimprovero e frasi come «voi non rispettate mai le regole», che chiude subito l'ascolto.
Il terzo è l'argomento sbagliato: parlare di rischio elettrico ad alta tensione a magazzinieri che non toccano mai un quadro, o di lavori in quota a impiegati amministrativi. Il quarto è la ripetizione: la stessa scheda sugli otoprotettori proposta per la quinta volta in un anno. Il quinto è ignorare le obiezioni: un lavoratore segnala che la passerella è scivolosa, nessuno interviene, e la volta successiva nessuno parla più.
C'è poi l'errore del conduttore impreparato, che non sa rispondere a una domanda tecnica e inventa. Meglio dire «non lo so, verifico e ti rispondo entro venerdì», e poi farlo davvero. Infine, il toolbox usato per comunicare questioni non di sicurezza, come ferie o produzione, che ne diluisce l'identità. L'ASPP può prevenire questi errori con un breve affiancamento dei preposti nei primi incontri, un controllo a campione mensile in cui assiste senza intervenire e un ritorno riservato al conduttore su cosa ha funzionato e cosa no. Un preposto ben preparato, al contrario, adatta tono e contenuti al gruppo che ha davanti.