Il DM 1° settembre 2021 stabilisce che impianti, attrezzature e altri sistemi di sicurezza antincendio devono essere controllati e manutenuti secondo la regola dell'arte, le norme tecniche applicabili e le istruzioni del fabbricante e dell'installatore. Il decreto distingue tra sorveglianza, che consiste in un controllo visivo per verificare che il presidio sia nelle normali condizioni operative, facilmente accessibile e privo di danni evidenti, e controllo periodico e manutenzione, che richiedono competenze tecniche specifiche.
La sorveglianza può essere svolta da personale interno adeguatamente informato, con l'ausilio di liste di controllo. È il caso del lavoratore incaricato di verificare settimanalmente che gli estintori siano al loro posto, con il manometro in zona verde, il sigillo integro e la segnaletica visibile, e che le porte tagliafuoco si chiudano correttamente. Controlli periodici e manutenzione devono invece essere svolti da tecnici qualificati.
Tutte le attività vanno annotate in un registro dei controlli, che costituisce la memoria del sistema. Il RSPP deve verificare che il registro esista, che le cadenze siano coerenti con le norme di riferimento, come la UNI 9994-1 per gli estintori, e che le anomalie segnalate dal manutentore siano state risolte. Un errore frequente è conservare solo i rapporti della ditta di manutenzione senza una registrazione delle sorveglianze interne, oppure lasciare per mesi annotazioni di non conformità prive di chiusura.