L'Accordo fissa regole organizzative comuni che il RSPP deve conoscere per controllare i fornitori e per gestire la formazione interna. L'ammissione alla verifica finale richiede una frequenza minima del 90 per cento delle ore previste: su un corso preposti di 12 ore l'assenza massima tollerata è quindi di un'ora e dodici minuti, e chi la supera deve recuperare le parti perse prima di sostenere la verifica.
Il numero dei partecipanti per edizione è limitato, per garantire interazione ed esercitazioni, e nelle prove pratiche il rapporto tra istruttore e allievi non può superare un istruttore ogni sei allievi. Per un corso carrellisti con dodici partecipanti servono quindi due istruttori in contemporanea durante la parte pratica, oppure due turni distinti, e un'area prova adeguata per ciascun gruppo.
Il registro presenze è il documento chiave: deve riportare per ogni sessione data, orario di inizio e fine, argomenti trattati, firme dei partecipanti in entrata e in uscita e firma del docente. Un errore frequente è il registro compilato con una sola firma giornaliera, che non dimostra la permanenza effettiva. Nelle aziende con turni a ciclo continuo, dove i lavoratori arrivano in aula a fine turno notturno, conviene anche considerare la stanchezza dei partecipanti: rispettare la frequenza minima sulla carta non garantisce apprendimento se il gruppo ha appena lavorato otto ore. Meglio programmare le sessioni a inizio turno o in giornate dedicate, anche spezzando il corso in due mezze giornate.