Il regolamento distribuisce gli obblighi tra quattro figure. Il fabbricante progetta e costruisce, esegue la valutazione della conformità, redige documentazione tecnica e dichiarazione, appone la marcatura CE. Il mandatario agisce per conto del fabbricante in base a un mandato scritto. L'importatore, che immette sul mercato dell'Unione una macchina proveniente da un paese terzo, deve verificare che il fabbricante abbia eseguito la valutazione della conformità, che esistano la documentazione e la marcatura e deve indicare sul prodotto il proprio nome e recapito. Il distributore, prima di mettere a disposizione la macchina, controlla la presenza di marcatura, istruzioni e dichiarazione.
Tutti devono essere in grado di identificare per almeno dieci anni da chi hanno ricevuto e a chi hanno fornito la macchina, così da consentire richiami e azioni correttive mirate. Il fabbricante conserva la documentazione tecnica per lo stesso periodo.
Per il RSPP questo schema è utile nelle situazioni frequenti di acquisto tramite piattaforme online o rivenditori non specializzati. Una pressa piegatrice importata direttamente da un costruttore extraeuropeo a cura dell'azienda stessa può trasformare l'azienda in importatore, con i relativi obblighi di verifica. Prima dell'ordine conviene chiarire contrattualmente chi è l'importatore, chi custodisce la documentazione tecnica e a chi rivolgersi in caso di richiamo o di non conformità segnalata dall'autorità di vigilanza del mercato.