Il regolamento consente al fabbricante di fornire le istruzioni per l'uso in formato digitale, ad esempio tramite un sito web o un codice QR applicato sulla macchina. Le condizioni sono precise: il formato deve essere indicato sulla macchina o nel documento di accompagnamento, le istruzioni devono poter essere scaricate e salvate e devono restare accessibili online per tutta la durata di vita prevista della macchina e comunque per almeno dieci anni dall'immissione sul mercato. Su richiesta dell'acquirente formulata al momento dell'acquisto, il fabbricante deve fornire la versione cartacea gratuitamente entro un mese. Quando la macchina è destinata anche a utilizzatori non professionali, le informazioni di sicurezza essenziali vanno comunque fornite su carta.
Anche la dichiarazione di conformità può essere fornita in forma digitale, purché accessibile e scaricabile.
Per l'azienda utilizzatrice la comodità nasconde alcune trappole. Il sito del fabbricante può cambiare indirizzo, l'azienda costruttrice può essere acquisita o chiudere, il reparto può non avere connessione o l'operatore può non disporre di un dispositivo per leggere il codice. La buona prassi è scaricare e archiviare in un repository aziendale la versione delle istruzioni corrispondente al numero di serie, conservare traccia della data di download e valutare se chiedere la copia cartacea al momento dell'ordine. Per le istruzioni destinate agli operatori a bordo macchina occorre garantire una consultazione immediata, che un link non sempre assicura.